Consultoria de Processos: o que é e como funciona

Processos eficientes, empresas eficazes! É com essa máxima que empresários e gestores precisam nortear seus negócios em um mundo profundamente competitivo, volátil e incerto, adjetivos estes que caracterizam a contemporaneidade das empresas. Otimizar processos de maneira correta e consistente gera previsibilidade de resultados e, acima de tudo, padronização de entregas, sejam elas de serviços ou produtos.

O que são processos?

Processos são sequências de atividades ou etapas interconectadas que têm um objetivo comum. Eles são utilizados em diversos contextos e áreas, como negócios, indústria, tecnologia, governo, entre outros, para alcançar determinados resultados de maneira organizada e eficiente.

Em geral, um processo é composto por:

1. Entradas: são os recursos ou informações necessárias para iniciar o processo.
2. Atividades: são as tarefas específicas que devem ser realizadas durante o processo.
3. Saídas: representam os resultados ou produtos obtidos após a conclusão das atividades.
4. Fluxo: é a ordem ou sequência em que as atividades são realizadas.
5. Controles: são mecanismos que garantem que as atividades sejam executadas de acordo com os padrões e diretrizes estabelecidas.
6. Objetivo: representa o propósito do processo, ou seja, o que se espera alcançar ao final dele.

Os processos são importantes para aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade das operações, pois permitem uma abordagem estruturada e organizada para lidar com tarefas complexas. Além disso, a análise e o aprimoramento contínuo dos processos são práticas comuns para otimizar o desempenho das organizações e adaptá-las às mudanças do ambiente.

Tipos de Processo

Existem diversos tipos de processo de negócio, e eles podem variar dependendo do setor, da natureza da empresa e dos objetivos específicos de cada organização. Abaixo estão alguns exemplos comuns de tipos de processo de negócio:

1. Processos operacionais: são aqueles que estão diretamente relacionados às atividades essenciais da empresa e que geram valor para o cliente. Exemplos incluem processos de produção, logística, vendas, atendimento ao cliente, entre outros.
2. Processos de suporte: são processos que dão suporte às atividades operacionais e permitem que a empresa funcione de maneira eficiente. Isso inclui processos de recursos humanos, finanças, contabilidade, compras, gestão de estoque, entre outros.
3. Processos de gestão: referem-se aos processos que envolvem a tomada de decisões, planejamento estratégico, estabelecimento de metas e monitoramento do desempenho da empresa.
4. Processos de inovação: são processos voltados para a pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, serviços ou tecnologias, visando à melhoria contínua e ao lançamento de novas soluções no mercado.
5. Processos de qualidade: estão relacionados ao controle e à garantia da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, bem como à identificação e correção de problemas ou falhas.
6. Processos de marketing: incluem as atividades de pesquisa de mercado, criação de campanhas publicitárias, promoção de produtos e serviços, e gestão da imagem da marca.
7. Processos de cadeia de suprimentos: referem-se ao gerenciamento de toda a cadeia de abastecimento, desde a aquisição de matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente.
8. Processos de atendimento e suporte ao cliente: englobam todas as atividades relacionadas ao atendimento e suporte aos clientes, incluindo atendimento pós-venda, resolução de problemas e suporte técnico.

Esses são apenas alguns exemplos, e, na prática, uma empresa pode ter uma combinação única de processos de negócio que são adaptados às suas necessidades específicas. A gestão eficiente desses processos é fundamental para o sucesso e crescimento de uma organização.

Como funciona uma consultoria de processos?

A consultoria de BPM (Business Process Management) é um serviço oferecido por profissionais ou empresas especializadas em auxiliar organizações na gestão e melhoria de seus processos de negócio. O objetivo principal da consultoria de BPM é aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos processos, bem como promover a adaptação da empresa a mudanças no ambiente de negócios.

As etapas típicas de uma consultoria de BPM podem incluir:

1. Análise e diagnóstico: a primeira fase envolve a análise detalhada dos processos existentes na organização. Isso inclui identificar as atividades realizadas em cada processo, entender as entradas e saídas, mapear o fluxo de trabalho e identificar possíveis gargalos ou áreas de ineficiência.
2. Definição de objetivos: com base na análise, os consultores e a equipe da empresa cliente definem os objetivos específicos que desejam alcançar com a melhoria dos processos.
3. Redesenho de processos: nesta fase, os consultores propõem mudanças e ajustes nos processos atuais, visando alcançar os objetivos estabelecidos. Isso pode envolver a reorganização de atividades, a eliminação de etapas desnecessárias, a automação de tarefas, entre outras medidas.
4. Implementação das melhorias: uma vez que o redesenho é planejado, as melhorias são implementadas na prática. Isso pode requerer treinamento de funcionários, ajustes em sistemas e procedimentos, e mudanças culturais na organização.
5. Monitoramento e avaliação: após a implementação, os consultores acompanham os resultados das mudanças realizadas, medindo indicadores-chave de desempenho e avaliando o impacto das melhorias nos resultados da empresa.
6. Acompanhamento contínuo: a consultoria de BPM pode ser um processo contínuo, onde os consultores trabalham em conjunto com a equipe interna da empresa para garantir que as melhorias sejam mantidas ao longo do tempo e que novas oportunidades de aprimoramento sejam identificadas.

É importante ressaltar que a consultoria de BPM é altamente personalizada para cada organização, e as abordagens e metodologias podem variar conforme as necessidades específicas da empresa cliente. O objetivo é sempre encontrar soluções adaptadas e eficazes para otimizar os processos e melhorar o desempenho da empresa como um todo.

Saiba mais o que é o método de BPM em: https://www.abpmp.org/page/guide_BPM_CBOK

Benefícios de uma consultoria de processos.

A consultoria pode trazer diversos benefícios significativos para uma organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Alguns dos principais benefícios de uma consultoria incluem:

1. Expertise especializada: os consultores são especialistas em suas áreas de atuação e trazem experiência e conhecimentos específicos que podem ser aplicados aos desafios da empresa. Eles podem fornecer insights valiosos e soluções inovadoras que talvez não estejam disponíveis internamente.
2. Visão externa imparcial: consultores têm uma perspectiva neutra e imparcial sobre os problemas da empresa. Eles não estão envolvidos emocionalmente nos processos internos e, portanto, podem identificar problemas e oportunidades de forma objetiva.
3. Foco no Core Business: contratar uma consultoria permite que a empresa foque em suas atividades principais e estratégicas, enquanto os consultores lidam com questões específicas ou projetos temporários.
4. Agilidade e eficiência: consultores são capazes de se concentrar em projetos específicos e implementar soluções de maneira ágil, o que pode acelerar o processo de melhoria e mudança na organização.
5. Redução de custos: embora a contratação de uma consultoria envolva custos, a expertise trazida pelos consultores pode ajudar a identificar oportunidades de economia de custos a longo prazo.
6. Acesso a melhores práticas: consultores têm amplo conhecimento sobre as melhores práticas em diversas áreas, permitindo que a empresa se beneficie de estratégias e métodos comprovados.
7. Capacitação da equipe: durante o processo de consultoria, a equipe interna pode aprender com os consultores e adquirir novas habilidades e conhecimentos que poderão ser aplicados futuramente.
8. Identificação de gargalos e problemas: os consultores são habilidosos em identificar gargalos e problemas nos processos da empresa e podem ajudar a resolvê-los de forma eficaz.
9. Gestão de mudanças: a consultoria pode ajudar a empresa a gerenciar processos de mudança, especialmente quando envolvem mudanças culturais ou organizacionais.
10. Resultados mensuráveis: os consultores geralmente estabelecem indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso das soluções implementadas, garantindo que os resultados sejam mensuráveis e tangíveis.