Passo a passo para melhoria de processos

Compreendendo o Modelo de Negócio

O primeiro pressuposto que temos ao intervir em prol da melhoria dos processos dos é o de compreender que ninguém entende mais do seu negócio do que o próprio empresário e sua equipe. Se uma empresa está no mercado há 5 anos, por exemplo, conquistando clientes e garantindo longevidade, entendemos que existe um mérito enorme para a gestão desse negócio.

Contudo, imaginando que toda e qualquer corporação possui oportunidades de melhoria, iniciamos os nossos projetos de otimização por dois pilares básicos: conhecimento do modelo de negócio e mensuração de performance processual por meio de indicadores de desempenho.

Por meio dessas duas fases do projeto, conseguimos compreender – os números não mentem – onde a performance precisa ser otimizada, seguindo-se de uma priorização das ações iniciais.

Mapeando os Processos

O segundo passo metodológico para a otimização de processos é o mapeamento de atividades e de fluxos de trabalho. Nesse momento, é crucial que nos desprendamos de quaisquer julgamentos e análises, uma vez que o objetivo dessa etapa é o de mapear os processos do jeito que eles estão, isto é, em sua fase “as is” ou “como estão”.

Diagramamos todas essas informações em fluxos por meio de softwares de modelagem de processo e validamos em seguida com os executores se a sequência de atividades e os recursos utilizados estão em conformidade com a realidade. Uma vez o mapeamento concluído, a etapa de grande ganho de eficiência vem a seguir...

Analisando os Processos

Seria completamente improdutivo o mapeamento de processo sem uma posterior análise e melhoria do mesmo, concorda? Dessa forma, a terceira etapa metodológica da Otimização de Processo concentra-se em encontrar de – de uma forma sistematizada e organizada – os famosos gargalos de processo, que apelidamos carinhosamente de oportunidades de melhoria.

Nessa fase, utilizamos diversas ferramentas de caráter qualitativo e quantitativo, como Cronoanálise (análise de tempo) de processo, parâmetros estatísticos de eficiência, capabilidade (capacidade) e benchmarking de mercado.

Ao final da etapa de análise, temos como produto principal a compreensão aprofundada da performance processual, seus pontos positivos e o que precisa ser otimizado, momento que priorizamos e hierarquizamos o que deve ser melhorado em curto, médio e longo prazo, etapa esta chamada de modelagem, a qual conversaremos a seguir.

Melhorando os Processos

Como diria o pesquisador independente Joel Barker, “uma visão sem ação não passa de um sonho”. Compreender os gargalos de processo, analisar oportunidades de melhoria e não tracionar ações para que os resultados se otimizem seria profundamente improdutivo e frustrante para qualquer gestor.

Subsidiada por essa lógica, a metodologia de otimização de processos de negócio ingressa em sua quarta etapa, a implantação das melhorias. Como costumamos dizer na Scopo, a implantação das melhorias processuais no negócio é a verdadeira “virada de chave” onde conseguimos sair do campo teórico pro cenário prático.

Compreendendo que na etapa de análise já elencamos e priorizamos as principais demandas de melhoria, começaremos agora a modelar os nossos processos – como um artesão modela um vaso, deixando-o mais belo – de forma que as nossas empresas se tornem mais eficientes. Mas como conseguimos controlar todas as melhorias, prazos e executantes de uma maneira simples e funcional?

Implantando as Melhorias na Prática

Compreendemos que o cotidiano de um empresário e/ou gestor é muito dinâmico e por vezes assoberbador. Inúmeras reuniões, demandas urgentes e problemas críticos surgem para – por vezes – tirar o foco do profissional na implantação das melhorias. Contudo, precisamos nos debruçar sobre a implantação das melhorias uma vez que já fora diagnosticado em outrora os pontos que nos fazem perder eficiência e produtividade.

Sistematizar as oportunidades de melhoria em planos de ação pode ser uma saída eficaz para que não nos percamos no caminho do ganho de eficiência. Pensando sob esta perspectiva, transformar gargalos de processo em ação é simples se pensarmos em 7 pontos de como sanar o problema: o que, como, quem, quando, quanto ($), onde e porquê são os parâmetros que devemos usar como fatores cruciais de mudança.

Na prática, se diagnosticamos a necessidade de melhorar o nosso processo de venda, deixando-o mais ativo e agressivo, precisamos:

• O que: Alterar processo de venda, tornando-o mais ativo
• Quando: Primeiro Trimestre de 2021
• Onde: Na empresa
• Quanto: Sem Custo
• Porque: Para melhorarmos nosso faturamento
• Quem: Gestor de Vendas
• Como: Fazendo com que os vendedores prospectem clientes de forma ativa, usando a base de contatos existentes na empresa.

Fazendo acontecer na EXECUÇÃO

Perceberam como é simples e – se bem executado – pode trazer excelentes resultados para o negócio? A verdadeira mudança de eficiência e produtividade dentro de uma empresa não está necessariamente na tecnologia empregada ou na mais moderna ferramenta. Acreditamos que a genuína modificação de cenários está no poder de EXECUÇÃO e na adaptabilidade de ferramentas que caibam dentro do modelo e da maturação do negócio.

No exemplo anterior, usamos uma ferramenta clássica – o 5W2H – sem que sequer necessitamos nos debruçar sobre manuais de gestão. Por meio de uma abordagem simples e didática, conseguimos aglutinar os fatores mais importantes do nosso plano de ação, fato que nos gerará uma maior vantagem competitiva, trazendo resultados diretos para o nosso negócio.

Executar com estratégia e assertividade é chave do sucesso. O mundo está cheio de planejadores, mas o sucesso está para quem faz acontecer com constância e inteligência.

Encerramos, aqui, o ciclo de melhoria de processos que começamos a descrever nas páginas anteriores. Na seção seguinte, discorremos sobre a importância dos indicadores de desempenho e sua gestão para o aumento contínuo da performance das organizações. Vem com a gente!